Вы читаете:

Процесс онбординга и оффбординга в компаниях сегодня

Подготовка новых сотрудников к началу работы, а также их грамотная интеграция в коллектив являются решающими для акклиматизации к новой роли и рабочей среде вокруг.

30% сотрудников покидают работу в течение первых 90 дней (по данным g2.com), так как прохождение испытательного срока напрямую связано с процессом адаптации и внедрения в рабочий коллектив. Ни для кого не секрет, что сотрудник с меньшим количеством опыта и экспертизы может успешно пройти испытательный срок и остаться в компании на долгое время, если он чувствует приятную атмосферу в коллективе и получает необходимую поддержку от своих коллег — это способствует улучшению навыков для данной позиции. В то же время специалист с большим стажем может показывать неожиданно низкие результаты и не оправдывать ожидания компании, если попадает «не в свой» коллектив.

В среднем, замена одного сотрудника обходится компании в более 50% от его годовой зарплаты, в связи с чем правильная подготовка сотрудников к началу работы и помощь в мягкой адаптации действительно играет очень важную роль для любого бизнеса, ведь это минимизирует текучесть кадров. Если вы правильно организуете процесс приема на работу, то сэкономите время и деньги своего бизнеса в долгосрочной перспективе.

Очень важно, чтобы процесс адаптации был качественно организован HR-менеджером, чтобы новые сотрудники получали всестороннюю поддержку и действительно становились частью команды.

Как проходит процесс онбординга сегодня?

В офисе
Удаленный онбординг (онлайн-формат)
Гибридный онбординг (офлайн + онлайн-формат)

Независимо от того, в каком формате проходит онбординг, он должен включать в себя:

предоставление новичку всей необходимой информации о компании и правилах работы;
обсуждение основных обязанностей сотрудника, предоставление должностной инструкции и необходимых для работы документов;
знакомство с менеджером и командой;
внедрение новичка в корпоративную культуру и ценности компании;
постановка долгосрочных и краткосрочных целей сотрудника и планирование личных встреч с менеджером и HR-представителем.

На собственном опыте работы в команде Talentgrator мы видим, что самым эффективным методом проведения онбординга было создание краткого опросника на Google Drive для получения базовой информации о новом коллеге, а также вводная презентация со ссылками и онлайн-навигацией по всем необходимым документам, с которыми мы работаем.

Каждый новый член нашей команды в свой первый день знакомится с нами вживую или в онлайн-формате, проходит экскурсию по офису (если позиция onsite), а также получает все необходимые доступы и ссылки на презентации и вводные документы на почту. В следующие несколько дней мы стараемся поддерживать постоянную коммуникацию и интересоваться, как проходит изучение документов. Можно сказать, что мы проводим новичка за руку по всем рабочим процессам от А до Я, тем самым сразу формируя его представление о корпоративной культуре, ценностях компании, а также о том, как будет проходить его классический рабочий день.

Автоматизация онбординга

Процесс онбординга, как и многие другие, можно автоматизировать, если речь идет о большой компании и регулярном наборе новых сотрудников. Например, можно создать чат-бота в Telegram и добавить туда основную информацию о правилах работы, бенефитах и корпоративной культуре компании. В случае, если нет возможности сгенерировать своего бота, можно воспользоваться специальным ПО, который также поможет сотруднику пройти онбординг в комфортном для него темпе и всегда иметь всю необходимую информацию под рукой.

Предложение таких программ, как платных, так и бесплатных, сейчас достаточно велико. Вот некоторые из них:

eduMe
Charlie
Juno
Quinyx
Hibob
Stonly

Рекрутеры и HR-менеджеры Talentgrator также поделились основными пунктами онбординга из собственного опыта работы.

Итак, наш чек-лист по онбордингу:

Подготовьте общий документ в любом удобном для вас формате, который будет содержать всю необходимую информацию о компании, правилах и процессах работы, а также основных обязанностях и KPI кандидата.
Сообщите кандидату о всех возможных бенефитах, которые он может получить в в вашей компании, будь то в формате чат-бота в Telegram, мини-презентации или же при личной коммуникации, но обязательно сделайте это в первый рабочий день, чтобы сформировать позитивное впечатление о компании.
Подготовьте план первого дня для сотрудника и заранее предоставьте все необходимые доступы в систему.
Составьте план коротких one-to-one встреч с HR-менеджером и руководителем отдела для проверки актуального статуса работы кандидата.
Не забывайте о неформальных, но важных мелочах: проведите экскурсию по офису, чтобы сотрудник не потерялся в первый рабочий день и не чувствовал неловкость. Познакомьте с командой, а по возможности организуйте нерабочую встречу, чтобы не просто представить нового сотрудника, но и ускорить процесс его интеграции и адаптации в команде:)

Оффбординг сотрудника

Процесс оффбординга значительно усложнился в сегодняшних реалиях, но базовые принципы остаются прежними. Ранее мы уже говорили об оффбординге с экспертом в этой нише Джоном Заиди. Джон принял участие в первой части проекта «Кофе с профи» от Talentgrator и детально рассказал о том, как подготовиться к разговору об увольнении, пережить стрессовый период после и сохранить хорошие отношения между работодателем и сотрудником, в этом видео.

Неправильно организованный процесс оффбординга может повлиять не только на отношения с бывшим коллегой и репутацию компании, но и на моральный дух команды, а также на производительность вашей организации. Чтобы избежать негативных последствий, важно соблюдать простые правила оффбординга, оставаясь при этом человечным и не забывая про эмпатию к уходящему сотруднику.

Что включает в себя процесс увольнения сотрудника?

Уведомление сотрудника об увольнении. На этом этапе важно сообщить сотруднику новость лично или же в видеоформате, если сотрудник работает удаленно. Мы не рекомендуем сообщать об увольнении в официальном письме, важно установить прямой контакт. Люди запоминают не само решение об увольнении, а эмоциональный момент того, как именно они об этом узнают.
Бумажная работа, передача проектов, согласование возможных выплат и компенсаций. Не забывайте о всех необходимых формальностях. Даже если вы являетесь лучшим другом уходящего сотрудника, вы не можете позволить себе пропустить их при увольнении, помните и о формальностях, которые защищают интеллектуальную собственность организации, и о правах увольняющегося сотрудника.
Оповещение команды и всей компании об уходе сотрудника. После любого сообщения об уходе коллеги возникают внутренние переживания и размышления о собственной ценности, что может привести к общему плохому настрою всей команды. Преподнесите новость в максимально позитивном формате, насколько это возможно, чтобы у сотрудников не осталось впечатления, что с кем-то обошлись некорректно.
Exit-интервью. Последнее собеседование с уходящим коллегой — его впечатления о работе в компании, пожелания и рекомендации для руководства. Для того, чтобы отзыв был максимально объективным, важно на самом первом этапе облегчить ситуацию с увольнением для коллег. Выходное интервью — это очень важный и мощный инструмент для выявления проблем, вызывающих высокую текучесть кадров. Вместо того, чтобы проводить опросы на выходе только для того, чтобы поставить галочку в списке дел, превратите их в конкурентное преимущество. Погрузитесь в ответы сотрудников и найдите пробелы и болевые точки, которые ваша компания может улучшить. P.S. Меняйте то, что люди вам советуют. Это поможет тем, кто остался, понять, что вы слышите своих коллег, даже тех, кто уволился.
Организация прощания внутри команды. Многие компании не уделяют этому пункту вообще никакого внимания, но организовать прощальный вечер в компании, подарить что-нибудь на память уходящему коллеге не займет много времени и усилий, при этом поможет оставить теплые и приятные впечатления о работе даже при самом неприятном увольнении.

Оффбординг сотрудников руководящих должностей

В случае ухода или увольнения менеджера команды большую роль играют последние две недели, проведенные в команде. На этом этапе очень важно проследить за организацией бизнес-процессов, сохранить моральный дух и общий настрой команды. Тяжело терять ключевого игрока, но хорошо продуманный процесс увольнения упрощает переход, создает долговременного защитника бренда и может даже укрепить вашу команду.

Процесс оффбординга руководителей ничем не отличается от общих правил, указанных выше, но в данном случае важно акцентировать внимание на работу с командой, особенно в первый месяц после ухода руководителя, так как руководитель часто не просто контролирует, но и создает общую атмосферу и темп работы команды. Важно сохранить, а возможно даже улучшить, общее настроение коллег.

Итог:

От грамотно организованного процесса онбординга зависит то, пройдет ли сотрудник испытательный срок и останется ли в компании после.
Автоматизируйте процессы. Даже оптимизация онбординга поможет вам не упустить важные для каждого нового коллеги детали, а также сэкономит время.
Интеграция новичка в команду — процесс не менее важный, чем согласование KPI и основных целей работы на позиции.
В процессе оффбординга оставайтесь человечными и эмпатичными. Сотрудник, которого сократили или уволили по разным причинам, даже не зависящим от него, может ощущать свою ненужность и сильное разочарование в себе. Ваша задача провести процесс так, чтобы оставить хорошие впечатления о компании и сохранить уверенность специалиста в своих силах и навыках.
Не стоит недооценивать важность проведения exit-интервью. Обязательно используйте полученную информацию для улучшения качества рабочих процессов вашей компании.
Не сжигайте мосты. Правильно организованный процесс оффбординга поможет вам сохранить хорошие отношения с бывшими коллегами, репутацию компании и, возможно, даже откроет новые возможности для вашего бизнеса в будущем.

Последние публикации