Ви читаєте:

Процес онбордингу та оффбордингу в компаніях сьогодні

Підготовка нових співробітників до початку роботи, а також їх грамотна інтеграція в колектив є вирішальними для акліматизації до нової ролі та робочого середовища навколо.

30% співробітників залишають роботу протягом перших 90 днів (за даними g2.com), оскільки проходження випробувального терміну безпосередньо пов'язане з процесом адаптації та впровадження в робочий колектив. Ні для кого не секрет, що співробітник із меншою кількістю досвіду та експертизи може успішно пройти випробувальний термін і залишитися в компанії на довгий час, якщо він відчуває приємну атмосферу в колективі та отримує необхідну підтримку від своїх колег — це сприяє поліпшенню навичок для даної позиції. Водночас фахівець із великим стажем може показувати неочікувано низькі результати і не виправдовувати очікування компанії, якщо потрапляє "не у свій" колектив.

У середньому, заміна одного співробітника обходиться компанії в понад 50% від його річної зарплати, у зв'язку з чим правильна підготовка співробітників до початку роботи і допомога в м'якій адаптації дійсно відіграє дуже важливу роль, якщо ви правильно організуєте процес прийому на роботу, то заощадите час і гроші свого бізнесу в довгостроковій перспективі.

Дуже важливо, щоб процес адаптації був якісно організований HR-менеджером, щоб нові співробітники отримували всебічну підтримку і дійсно ставали частиною команди.

Як проходить процес онбордингу сьогодні?

В офісі
Віддалений онбординг (онлайн-формат)
Гібридний онбординг (офлайн + онлайн-формат)

Незалежно від того, в якому форматі проходить онбординг, він має включати в себе:

надання новачку всієї необхідної інформації про компанію та правила роботи;
обговорення основних обов'язків співробітника, надання посадової інструкції та необхідних для роботи документів;
знайомство з менеджером і командою;
впровадження новачка в корпоративну культуру і цінності компанії;
постановка довгострокових і короткострокових цілей співробітника і планування особистих зустрічей з менеджером і HR-представником.

На власному досвіді роботи в команді Talentgrator ми бачимо, що найефективнішим методом проведення онбордингу було створення короткого опитувальника на Google Drive для отримання базової інформації про нового колегу, а також вступна презентація з посиланнями та онлайн-навігацією по всіх необхідних документах, з якими ми працюємо.

Кожен новий член нашої команди у свій перший день знайомиться з нами наживо або в онлайн-форматі, проходить екскурсію офісом (якщо позиція onsite), а також отримує всі необхідні доступи і посилання на презентації та вступні документи на пошту. У наступні кілька днів ми намагаємося підтримувати постійну комунікацію та цікавитися, як проходить вивчення документів. Можна сказати, що ми проводимо новачка за руку всіма робочими процесами від А до Я, у такий спосіб одразу формуючи його уявлення про корпоративну культуру, цінності компанії, а також про те, як проходитиме його класичний робочий день.

Автоматизація онбордингу

Процес онбордингу, як і багато інших, можна автоматизувати, якщо йдеться про велику компанію і регулярний набір нових співробітників. Наприклад, можна створити чат-бота в Telegram і додати туди основну інформацію про правила роботи, бенефіти та корпоративну культуру компанії. У разі, якщо немає можливості згенерувати свого бота, можна скористатися спеціальним ПЗ, яке також допоможе співробітнику пройти онбординг у комфортному для нього темпі та завжди мати всю необхідну інформацію під рукою.

Пропозиція таких програм, як платних, так і безкоштовних, зараз досить велика. Ось деякі з них:

eduMe
Charlie
Juno
Quinyx
Hibob
Stonly

Рекрутери та HR-менеджери Talentgrator також поділилися основними пунктами онбордингу з власного досвіду роботи.

Отже, наш чек-лист з онбордингу:

Підготуйте загальний документ у будь-якому зручному для вас форматі, який міститиме всю необхідну інформацію про компанію, правила та процеси роботи, а також основні обов'язки та KPI кандидата.
Повідомте кандидату про всі можливі бенефіти, які він може отримати у вашій компанії, чи то у форматі чат-бота в Telegram, міні-презентації, чи то під час особистої комунікації, але обов'язково зробіть це в перший робочий день, щоб сформувати позитивне враження про компанію.
Підготуйте план першого дня для співробітника і заздалегідь надайте всі необхідні доступи в систему.
Складіть план коротких one-to-one зустрічей з HR-менеджером і керівником відділу для перевірки актуального статусу роботи кандидата.
Не забувайте про неформальні, але важливі дрібниці: проведіть екскурсію офісом, щоб співробітник не загубився в перший робочий день і не відчував незручність. Познайомте з командою, а за можливості організуйте неробочу зустріч, щоб не просто презентувати нового співробітника, а й прискорити процес його інтеграції та адаптації в команді:)

Оффбординг співробітника

Процес оффбордингу значно ускладнився в сьогоднішніх реаліях, але базові принципи залишаються незмінними. Раніше ми вже говорили про оффбординг з експертом у цій ніші з Джоном Заїді. Джон взяв участь у першій частині проєкту "Кава з профі" від Talentgrator і детально розповів про те, як підготуватися до розмови про звільнення, пережити стресовий період після та зберегти хороші стосунки між роботодавцем і співробітником, у цьому відео.

Неправильно організований процес оффбордингу може вплинути не тільки на стосунки з колишнім колегою та репутацію компанії, а й на моральний дух команди, а також на продуктивність вашої організації. Щоб уникнути негативних наслідків, важливо дотримуватися простих правил оффбордингу, залишаючись водночас людяними і не забуваючи про емпатію до співробітника, який йде з компанії.

Що включає в себе процес звільнення співробітника?

Повідомлення співробітника про звільнення. На цьому етапі важливо повідомити співробітнику новину особисто або ж у відеоформаті, якщо співробітник працює віддалено. Ми не рекомендуємо повідомляти про звільнення в офіційному листі, важливо встановити прямий контакт. Люди запам'ятовують не саме рішення про звільнення, а емоційний момент того, як саме вони про це дізнаються.
Паперова робота, передача проєктів, узгодження можливих виплат і компенсацій. Не забувайте про всі необхідні формальності. Навіть якщо ви є найкращим другом співробітника, ви не можете дозволити собі пропустити їх під час звільнення, пам'ятайте і про формальності, які захищають інтелектуальну власність організації, і про права співробітника, що звільняється.
Оповіщення команди і всієї компанії про звільнення співробітника. Після будь-якого повідомлення про звільнення колеги виникають внутрішні переживання і роздуми про власну цінність, що може призвести до загального поганого настрою всієї команди. Повідомте новину в максимально позитивному форматі, наскільки це можливо, щоб у співробітників не залишилося враження, що з кимось обійшлися некоректно.
Exit-інтерв'ю. Остання співбесіда з колегою, що йде, його враження про роботу в компанії, побажання та рекомендації для керівництва. Для того, щоб відгук був максимально об'єктивним, важливо на найпершому етапі полегшити ситуацію зі звільненням для колег. Вихідне інтерв'ю — це дуже важливий і потужний інструмент для виявлення проблем, що спричиняють високу плинність кадрів. Замість того, щоб проводити опитування на виході тільки для того, щоб поставити галочку в списку справ, перетворіть їх на конкурентну перевагу. Пориньте у відповіді співробітників і знайдіть прогалини та больові точки, які ваша компанія може поліпшити. P.S. Змінюйте те, що люди вам радять. Це допоможе тим, хто залишився, зрозуміти, що ви чуєте своїх колег, навіть тих, хто звільнився.
Організація прощання всередині команди. Багато компаній не приділяють цьому пункту взагалі жодної уваги, але організувати прощальний вечір у компанії, подарувати що-небудь на пам'ять колезі, який іде, не займе багато часу та зусиль, водночас допоможе залишити теплі та приємні враження про роботу навіть за найнеприємнішого звільнення.

Оффбординг співробітників керівних посад

У разі звільнення менеджера команди велику роль відіграють останні два тижні, проведені в команді. На цьому етапі дуже важливо простежити за організацією бізнес-процесів, зберегти моральний дух і загальний настрій команди.

Важко втрачати ключового гравця, але добре продуманий процес звільнення спрощує перехід, створює довготривалого амбасадору бренду і може навіть зміцнити вашу команду.

Процес оффбордингу керівників нічим не відрізняється від загальних правил, зазначених вище, але в даному випадку важливо акцентувати увагу на роботу з командою, особливо в перший місяць після звільнення керівника, оскільки керівник часто не просто контролює, а й створює загальну атмосферу і темп роботи команди. Важливо зберегти, а можливо навіть поліпшити, загальний настрій колег.

Підсумок:

Від грамотно організованого процесу онбордингу залежить те, чи пройде співробітник випробувальний термін і чи залишиться в компанії після.
Автоматизуйте процеси. Навіть оптимізація онбордингу допоможе вам не упустити важливі деталі для кожного нового колеги, а також заощадить час.
Інтеграція новачка в команду - процес не менш важливий, ніж узгодження KPI та основних цілей роботи на позиції.
У процесі оффбордингу залишайтеся людяними та емпатичними. Співробітник, якого скоротили або звільнили з різних причин, навіть не залежних від нього, може відчувати свою непотрібність і сильне розчарування в собі. Ваше завдання провести процес так, щоб залишити хороші враження про компанію і зберегти впевненість фахівця у своїх силах і навичках.
Не варто недооцінювати важливість проведення exit-інтерв'ю. Обов'язково використовуйте отриману інформацію для поліпшення якості робочих процесів вашої компанії.
Не спалюйте мости. Правильно організований процес оффбордингу допоможе вам зберегти хороші стосунки з колишніми колегами, репутацію компанії і, можливо, навіть відкриє нові можливості для вашого бізнесу в майбутньому.

Нові публикації